Политика хранения и ликвидации персональных данных

1. Цель Политики

Настоящая Политика хранения и ликвидации персональных данных («Политика хранения и ликвидации») в отношении персональных данных, обрабатываемых Adil Onur Karahan Şahıs Şirketi («Компания») в рамках мобильного приложения и веб-сайта Attendify+ («Платформа»), принята для регулирования технической и организационной защиты персональных данных в соответствии с Законом № 6698 о защите персональных данных (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, KVKK; далее — «Закон») и применения — в случае отпадения условий обработки — положений Регламента об удалении, уничтожении или обезличивании персональных данных (Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik; далее — «Регламент»), опубликованного в Официальной газете (Resmî Gazete) от 28.10.2017.

2. Носители, на которых хранятся персональные данные

Персональные данные надёжно хранятся на следующих носителях в соответствии с применимым законодательством, в первую очередь с положениями Закона:

• Электронные носители: база данных MySQL и файловое пространство вложений к заметкам на серверах Платформы в Турции, журналы доступа к серверу, носители резервных копий, почтовый ящик; база данных, файловое пространство и защищённое хранилище на собственном устройстве пользователя.
• Бумажные носители: обращения субъектов данных с собственноручной подписью и связанная с ними переписка.

3. Основания для хранения и ликвидации

Персональные данные хранятся, в частности, для обеспечения деятельности Платформы, выполнения юридических обязанностей и управления отношениями с пользователями. Основаниями для хранения являются:

• непосредственная связь персональных данных с заключением и исполнением договора;
• установление, осуществление или защита права;
• наличие законного интереса Компании при условии, что не причиняется вред основным правам и свободам лиц;
• выполнение Компанией своих юридических обязанностей;
• прямое предусмотрение хранения персональных данных законодательством;
• наличие явно выраженного согласия субъекта данных — в отношении хранения, требующего такого согласия.

В соответствии с Регламентом персональные данные удаляются, уничтожаются или обезличиваются по собственной инициативе или по запросу в следующих случаях:

• изменение или отмена положений законодательства, являющихся основанием для обработки или хранения;
• отпадение цели, требующей обработки или хранения;
• отпадение условий обработки, предусмотренных статьями 5 и 6 Закона;
• отзыв субъектом данных согласия в случаях, когда обработка основана исключительно на явно выраженном согласии;
• удовлетворение обращения субъекта данных об удалении, уничтожении или обезличивании, поданного на основании подпунктов 2 (e) и (f) статьи 11 Закона;
• признание Советом обоснованной жалобы, поданной в Совет после отказа Компании в удовлетворении такого обращения, признания ответа неудовлетворительным или непредоставления ответа в установленный срок;
• отсутствие условий, оправдывающих более длительное хранение, несмотря на истечение максимального срока хранения.

4. Меры, принимаемые для защиты персональных данных

В соответствии со статьёй 12 Закона Компания принимает технические и организационные меры, обеспечивающие надлежащий уровень безопасности, для предотвращения незаконной обработки персональных данных и доступа к ним, а также для обеспечения их сохранности. Если, несмотря на все меры, данные будут получены третьими лицами незаконным путём, об этом в кратчайший срок уведомляются субъект данных и Совет.

4.1. Технические меры

• Обеспечивается безопасность сети и приложений, передача данных шифруется с помощью SSL/TLS.
• Пароли, коды подтверждения и ключи сеанса хранятся в необратимом (хешированном) виде.
• Доступ к серверу и базе данных ограничен полномочиями; к данным каждого пользователя можно получить доступ только в рамках его собственного сеанса.
• На точках аутентификации применяется ограничение числа запросов, журналы доступа ведутся на регулярной основе.
• Используются межсетевые экраны и средства предотвращения атак, программное обеспечение поддерживается в актуальном состоянии.
• Персональные данные резервируются, обеспечивается безопасность резервных копий.
• Выявлены существующие риски и угрозы, проводятся регулярные проверки на уязвимости.

4.2. Организационные меры

• Обеспечивается, чтобы доступ к персональным данным имели только лица, которым он необходим для выполнения служебных обязанностей.
• В договоры с поставщиками услуг, которым передаются персональные данные, включаются положения о безопасности данных, обеспечивается осведомлённость поставщиков.
• С лицами, имеющими доступ к персональным данным, заключаются обязательства о конфиденциальности.
• О проблемах безопасности данных оперативно сообщается, а о случаях незаконного получения данных в кратчайший срок уведомляются соответствующее лицо и Совет.
• Проводятся проверки соблюдения положений Закона, выявленные уязвимости устраняются.

5. Способы ликвидации персональных данных

При отпадении оснований для обработки Компания по собственному решению или по запросу субъекта данных ликвидирует персональные данные одним или несколькими из следующих способов. Процесс включает этапы определения данных, подлежащих удалению, определения соответствующих лиц, определения способов доступа и ликвидации данных.

5.1. Удаление

• удаление строк или столбцов базы данных, содержащих персональные данные;
• удаление файлов вложений на сервере и отзыв прав доступа пользователей к этим файлам;
• приведение данных на бумажных носителях в нечитаемое состояние методом затемнения.

5.2. Уничтожение

• перезапись данных на носителях резервных копий по окончании цикла резервного копирования без возможности восстановления;
• уничтожение бумажных документов с помощью шредера;
• размагничивание или физическое уничтожение магнитных носителей.

5.3. Обезличивание

• Маскирование: удаление из набора данных основной идентифицирующей информации.
• Исключение записей: исключение из набора данных строк, содержащих уникальные сведения.
• Обобщение (глобальное кодирование): преобразование данных в более общий вид.

В соответствии со статьёй 28 Закона обезличенные данные могут обрабатываться в целях исследований, планирования и статистики; такая обработка не подпадает под действие Закона. Компания самостоятельно выбирает способ ликвидации в зависимости от носителя, на котором записаны данные.

6. Сроки хранения и ликвидации

Если срок предусмотрен законодательством, соблюдается этот срок; если нет — персональные данные хранятся в течение следующих сроков.

Запросы субъекта данных об удалении исполняются без ожидания периодической ликвидации. В остальных случаях по истечении срока персональные данные удаляются, уничтожаются или обезличиваются в ходе первой периодической ликвидации, следующей за этой датой. Действия по ликвидации документируются, и эти записи хранятся не менее трёх лет, если иное не вытекает из других юридических обязанностей.

7. Срок периодической ликвидации

В соответствии со статьёй 11 Регламента срок периодической ликвидации установлен в 6 месяцев. Соответственно, периодическая ликвидация проводится ежегодно в июне и декабре.

8. Пересмотр и отмена

В случае изменения или отмены Политики хранения и ликвидации новый документ публикуется на странице «Наши политики» на Платформе.

9. Вступление в силу

Настоящая Политика хранения и ликвидации вступает в силу с даты её публикации.